１ 計画の具体化

    運営委員会は実現の可能性を検討したが、まず団員の考えを確認し、結果、賛成者が多ければ、さらに計画検討を進めようと、全員アンケートをとった。（2000/10/28）

    第1回アンケートの結果、実施に関しては回答者のほぼ全員が賛成とし、参加希望者も回答者39名中30名とのことで、運営委員会としても具体的な検討を実施すべきと判断し準備を開始した。（1-1参照）

    即ち、札幌市、(財)国際プラザ（市の外郭団体で国際交流を担当、姉妹都市協会もここにある）の関係者とお会いし、実現に向けバックアップいただく旨を確認した。
    さらに､中田氏を仲介者として､Ｒ・ベイリー氏、ポートランド側姉妹都市協会等と接触し、時期的な問題、費用、交流先オーケストラとの調整を依頼した。

    一方、北海道文化財団（平成１３年度文化発信交流事業についてはこちら）､札幌市市民局生活文化部との話し合いをおこない､助成金の申請準備にはいった。
  （最終的に、北海道文化財団は2001/1月、札幌市芸術文化振興金は同2月/末に申請）

    特に札幌市の助成金申請では、実施予算の見積書等が必要なため、より具体的な実施時期、費用負担に対する団員の意見を確認すべく、第2回アンケートを実施した。
  （2001/1/25 ： 1-1参照）

    第2回アンケートでも実施賛成者は多く、時期、費用が許せば参加するという団員を含め参加希望者は回答者40名中30名となり、具体的条件として、時期を想定し旅行社（複数）に対し、費用見積を依頼することとなった。

  同時に、ポートランド側関係者に確認していた合同演奏の相手先オーケストラの候補として２団体の名があがってきた。
 

１-１． 団員アンケート結果

     （１） 第１回アンケート結果  （2000/10月実施）
           ［実施の賛否、参加希望、希望実施時期と日数、自己負担可能額を質問］

   ・回答者数 ： ３９
   ・実施賛成 ： ３８   不明 ： １
   ・参加希望者 ： ３０
   ・実施時期については「９月連休」の希望が最も多く、期間は７日が最多。
   ・費用負担可能額は１０万円未満から２５万円まであったが、１５万円まで
     が多数。

     （２） 第２回アンケート結果（2001/1月実施）
           ［再度第１回アンケートの内容を確認］

   ・回答者数 ： ４０
   ・実施賛成 ： ３４   反対 ： １  どちらでもない ： ５
   ・参加希望者 ： ２９（時期、金額合えばを含む）
     参加せず ： ３  不明 ： ３
   ・実施時期については、繁忙期を除くと、「11月上・中旬」「1月正月明け」
     が多い。　（航空運賃の差が大きく、繁忙期は原則避けることとした）
     期間は２３名が「１週間」を希望
   ・費用負担額は１０万円〜１５万円程度に集中。

   ○ 時期、費用が決まらないと参加可否が判断できない、との意見多し。

２ 米国側準備と調整

２-１． 交渉経緯

    指揮者の中田氏が軸となり、ポートランド側関係者、特に
       ・ ポートランド-札幌姉妹都市協会  黒崎会長
       ・ ポートランドユースフィルハーモニック音楽監督 ヒュー・エドワーズ氏
       ・ ポートランドオペラ  Ｒ・ベイリー総支配人
       ・ 佐藤典子さん（ポートランド市在住、お子様がポートランドユースフィルハーモニックのコンサートマスターをされていたことがある）
  と連絡を密にし、ポートランド側受入れ体制、時期の可能性を検討いただいた。

    なお、この交渉・検討にあたっての、札フィルとしての基本姿勢は
       ・ 札幌フィルハーモニーが創立30周年記念事業として訪問する
       ・ 現地音楽家、できればアマチュアオーケストラと合同演奏を行う
       ・ 演奏会場、練習場確保等に関し、米国側に協力をお願いする
       ・ 期間は１週間程度で、時期は双方で調整する。
  ということであった。

    検討は、基本的に電子メールにてタイムリーに進めることとしたが、日米双方の関係者（日本側は、札フィル事務局、札幌市国際部、国際プラザなど）が情報を共有できるよう、相互にメールをオープンにしながらすすめられた。（2001/1〜2月）

２-２． 米国からの打診と検討

    姉妹都市協会・黒崎会長、及び佐藤さんを中心に現地市民オケとの接触を実施いただいた。 またポートランド側の受入れ体制についても、資金的な援助は難しいが、今回の計画を“共同プロジェクト”として位置づけ可能な限り協力する旨連絡いただいた。

    2001年2月末までに
   「 コロンビア シンフォニー オーケストラ」
   「 オレゴン室内楽協会」

  の両団体が候補オーケストラとして名前があがってきた。
    そしてオーケストラの各責任者も、今回の計画に興味をもっている旨を確認した。
    ただし、両オーケストラとも2001年の活動計画との関係から、逆に合同演奏会を実
  施するなら早急に具体的日程の結論をださなければならなかった。

    実は、2001年2月の時点では、米国側に実施時期、内容を確約するには、不確定要素が多すぎた。 すなわち、団員の意見の最終確認はほぼ固まったものの、費用面特に不足分の補填がどこまで可能か、具体的には公的機関の助成金をどこまで受けられるか、演奏曲目をどうするか、などが決まっていなかった。

    しかし、アンケートから、『実施時期は11月或いは年を越して2002年1月、費用も自己負担最大金額を定め、それ以外の不足分は今後努力し助成金を中心に補填をはかる』との基本姿勢はほぼ固まった。

    こうしたなか、「コロンビアシンフォニーオーケストラ」が、10月のシーズン開始の後、11月の上旬の合同演奏会実施を検討している旨連絡があり、方向はかなりしぼられていった。
    同オーケストラの常任指揮者は、これまで折に触れ接触してきたヒュー・エドワーズ氏でもあり、話はより具体的に進み始めていた。

    なお、中田氏と話を進める中で、地元の学校を訪問し、交流演奏会を実施しようとの計画もあわせてすすめることとし、ポートランド側にも検討を依頼した。
  　札フィルが毎年実施し観客と一体となって楽しむファミリーコンサートの形式で米国の子供たちともふれあい、あわせて親善を深めようと考えたものである。

３ 計画案の策定

    公的助成金申請にあたって収支見積もりを提出する必要もあり、演奏旅行内容を想定し、旅行代理店に具体的費用見積もりを依頼、これにより計画案を確定した。
 

３-１． 計画案の策定

    アンケート結果を重視し、さらにそれまでの検討、ポートランド側都合 (例えば9〜10月上旬はシーズン開始の為無理)・意見をもとに、以下の内容を想定、これにそって旅行代理店等との調整をすすめることとした。

  （１）実施時期
       １． 2001年 11月上・中旬　　または
       ２． 2002年 1月上・中旬（正月明け）
        ・ この間の土日含む5〜7日間 （アンケート結果で最多の１週間を基本）

  （２）内容
        ・ 費用見積の前提としての案を作成した。 実際はこれをたたき台にポートランド側の条件もききながら内容を決めていくこととした。
 

 

   <注> 期間により、途中の予定が変更或いは省略されることもある。
          また、4泊6日参加者を考慮し、演奏会を前半に設定する。

       ・ 演奏会 ：

   ポートランド側市民オーケストラとの合同演奏会とする。
   札フィル、ポートランド側双方１曲ずつ演奏、最後に合同演奏をおこなう。
   指揮は、中田昌樹氏にお願いする。（ポートランド側との調整要）

   なお、学校訪問についても関係者に打診。調整をおこなう。

３-２． 旅行代理店見積り依頼

    3-1の条件を前提に、参加人数を40名、50名と想定した場合の費用見積りを、旅行代理店３社に依頼、最終的に１社にしぼり、交渉の結果実施旅行社を内定した。
    と同時に実施時期についても、11月1日?の1週間を最有力とし、今後の調整を行なうこととした。      （2001/2月）

４ 参加者の確認

  　計画内容、費用のイメージがあきらかになってきつつあったことから、それらの状況を団員に説明、参加希望者及び参加可能時期について各パートで集約、確認をとった。
        （2001/2/10〜21）
  　その結果、より精度の高い結果がでた。
  　この時点での参加希望者数は、11月上旬実施で44名となり、さらに5名が検討中、と膨らんだ。
  　公的助成金申請にあたっても、これを基本に「50名参加」で、申請することとした。

５ 経費と助成金

    旅行社からの旅行見積もり金額及び各種費用を総合し、全体経費を算出した。
    この時点で、不足額は最大300万円にのぼる可能性がでてきた。
    助成については以下を基本に考え申請期限までに申請を済ませた。（2001/3月）
       （１） 北海道文化財団
       （２） 札幌市文化助成金
    ただし、それでも不足する分についてはその他の公的・民間の助成、寄附を前提に補填をすすめることとした。 なお、今回の演奏旅行経費は団の一般会計からは補填しない旨をあわせて決定し、基本的に特別会計として独立させることとした。
 

６ 計画の確定

    以上の経緯をふまえさらに検討を進めた結果、運営委員会として11月１日〜７日でポートランド演奏旅行を実施することを決定し、団員に正式報告をおこなった。
    と同時に今後の進め方として、団員数名による“ポートランドプロジェクト”を立ち上げ、具体的活動を推進することとした。  （団員報告2001/3月10日）

    なお、曲目についても、指揮者中田昌樹氏との検討、団員の希望もふまえ、比較的最近の演奏曲から「チャイコフスキー：交響曲第５番」を中心に、日本人特に北海道ゆかりの作曲家の作品ということで「広瀬量平：祝典序曲」を候補とし、さらに合同演奏曲として「ワグナー：マイスタージンガー前奏曲」を挙げることとし、米国側にも打診した。
 

  ＜ 札幌姉妹都市フェスティバル に参加 ＞

    札幌国際プラザ主催の「姉妹都市フェスティバル」が、2001年2月17日に開催され、札フィルは小編成での演奏をおこなった。 これは、今回の演奏旅行がほぼ確定してきたため、それをふまえて招待いただき、演奏したもの。会場の"りふれホール"を埋めた観客から暖かい拍手と激励のことばをいただいた。