１ 詳細検討

　2001年4月になり、札フィルも新年度（平成13年度）を迎えた。例年通り定期総会が開催され（4/14）、ポートランド演奏旅行も、あらためて13年度事業として承認された。
　同時に演奏旅行実施に向けて「ポートランドプロジェクト」を発足させ、6名のメンバーで作業を分担することとした。

１-１．助成金の決定

　申請した公的助成に関し、以下の決定報告があった。

       (1)北海道文化財団 文化発信交流事業（海外発信交流事業）
           ￥ １，５００，０００   （2001.4.2）
       (2)札幌市芸術文化振興助成金
           ￥     ６３０，０００   （2001.4.26）
　さらに今回の演奏旅行に関し、最終的に以下の助成をいただいた。
       (3)伊藤組100年記念基金
           ￥     ２００，０００   （2001.6.20）
       (4)札幌姉妹都市協会交流助成金
           ￥     １００，０００   （2001.8.9）

　以上により、財政面での大きなハードルをこえることができた。

１-２． ポートランドプロジェクト

　団員メンバーより、事務局長をリーダとし、弦楽器３名、管楽器２名に委嘱、大きく会計、広報、実施サポートといった業務分担をおこない、最低月1回の打合せを実施、具体的な内容を検討し、必要に応じ、団員への連絡、確認及びホームページの作成・更新等をおこなった。また、広報誌「PORTLAND PRESS」を発行した。このプロジェクトは11月演奏旅行終了後も後処理を実施、実質業務終了は2002年1月となった。（最終会計処理完了）

２ 米国側との事前打合せ  〜 下打合せのため渡米（2001/5/3〜8） 〜

　札フィル側での計画具体化がすすみ、さらにはポートランド側もコロンビアシンフォニーオーケストラとの合同演奏という形がみえてきたことから、指揮者の中田昌樹氏と札フィル事務局長伊東の2名が、5月3日から4泊6日で、ポートランドを訪問、関係者と具体的な打合せ及び決定をはかった。

  ポートランド下打ち合わせ 日程表

 
　この下打合わせにより、11/1〜7の演奏旅行で、11/4（日）に合同演奏会を開催、またスクールコンサートは11/3または11/5開催を前提にコロンビア側が学校をあたることを基本とした今回の大筋の内容が決定した。
　札フィル、コロンビアの両事務局は実施にあたっての事務的処理を、また両指揮者は音楽的内容をそれぞれ検討し、確定していくこととなった。

　なお、曲目については、以下の内容が双方で基本合意された。

       (1)「ザンパ序曲（エロール作曲）」 （合同演奏）
       (2)「交響曲第５番（チャイコフスキー作曲）」 （札フィル演奏）
       (3)「あげひばり（Ｖ・ウィリアムス作曲）」 （コロンビア演奏）
       (4)「祝典序曲（広瀬量平作曲）」 （札フィル演奏）
       (5)「マスタージンガー前奏曲（ワグナー作曲）」 （合同演奏）
       (6)「ラプソディ（外山雄三作曲）」より （アンコール）
       (7)「星条旗よ永遠なれ（スーザ作曲）」 （アンコール）
 
 

３． 詳細決定と広報

　ポートランド下見結果を受け、その後は札フィル事務局（伊東）と、コロンビアシンフォニー事務局（ベッツィハットン事務局長）との間で、実施にあたっての事務手続き、作業の具体化をはかった。 11月までの電子メールのやりとりは数十通にのぼった。

３-１．参加申込み確認

　ポートランドプロジェクトは、下見報告と団員の参加再確認をおこなうべくアンケート（正式申込み受付）を実施し５月末までに集約することとした。
　これは、一つには参加人数を確認し、詳細な費用見積りをおこなうとともに、不足パートを掌握し、必要に応じコロンビア側に応援演奏を依頼するためでもあった。
　また、より参加意識を高めてもらうべく、内金として１万円を集金することとした。
　以下に参加確認依頼（申込書）を示す。

　アンケート実施の結果、参加希望の意思表示があった団員数は35名と、前回確認を下回る結果となった。ただし、この時点では保留者が多く、実際にはさらに参加希望を待つこととした。 これは日程、内容が具体的になり勤務の調整等がより現実性をおびてきたためギリギリの調整を各自がおこなっていたことによると思われたからである。
　なお、当初から、各自の都合を考慮し、4泊6日での参加も可能なように計画を立ててきており、引続き参加者の確認をこまめにおこなっていった。

　また、不足する参加団員を補うため、広くアマチュア演奏家に今回の趣旨と参加を呼びかけるため、参加者募集のチラシを作成、演奏会等で配布をおこなうとともに、団のホームページにも募集案内を掲示した。
さらに、“応援団”ともいうべき、ツアー参加者をあわせて募集した。
    最終的には、団外演奏者２名、ツアー参加者１名の申込みをいただき、ポートランドへ我々と一緒に行くこととなった。

　札フィルは、この時期、「きたひろコンサート（2001/6/17）」及び「第35回定期演奏会（6/30）」を実施、それぞれ会場で演奏旅行支援募金をおこない、合計約28,000円の支援金をいただくことができた。

　さらに、11月の演奏旅行を壮行する意味もこめた「演奏旅行記念演奏会」を出発直前の10月20日におこなうこととし、かでるホールを予約、ポートランドでの演奏曲目と同一曲を演奏することとした。

　そして、最終的に9月頭の時点で、参加者は中田氏のほか、総勢50名までにふくらんでいた。 この中には団外の3名も含まれるが、団員総数７２名の６５％が参加するというところまできた。
　コロンビアシンフォニー側とは、これをベースに、不足人数及び不足パートのサポートをお願いした。

　また、参加者数が確認されたことから、総見積もり経費に対し、助成金、募金を差し引き、参加者ひとりあたりの負担金を算出、予定通りひとりあたり15万円（5泊7日）で確定、9月末までにポートランドプロジェクトが集金することとした。
 

４． 新聞掲載

　2001年5月28日の北海道新聞朝刊に、札フィルの記事が写真とともに掲載された。
　これは、ポートランドとの市民レベルの音楽交流をおこなうべく、11月に同市を訪問、現在はその準備と練習をおこなっている、というものであった。

　さらに、2001年9月21日の朝日新聞夕刊に、今回の演奏旅行の経緯、趣旨、さらには記念演奏会の紹介などが、コラムで特集され、写真とともに大きく掲載された。
　“背景には中田氏とＲ・ベイリー氏との数年前からの構想があり、それがいよいよ実現することになり準備が日米双方ですすめられたその矢先に、同時多発テロが勃発したが米国関係者からは、計画の予定通りの実施が大切である旨連絡があった。”といった内容が述べられていた。